Reputacja twojego e-maila wysyłkowego w marketingu jest ważniejsza, niż współczynniki ROI czy CTR.
Wielu przedsiębiorców ignoruje to zagadnienie, a jest ono kluczowe w całym procesie e-mail marketingu.

Jeżeli w życiu codziennym twoja reputacja może mieć wpływ na przyszłe transakcje to twój e-mail wysyłkowy również.

Od jego reputacji zależy czy dotrze jego treść do subskrybenta!

Czym jest reputacja skrzynki pocztowej?

Jest to wartość przyznawana przez skrzynki odbiorcze twoich subskrybentów i składa się z kilku elementów.

Oceniana jest na podstawie reputacji IP, z którego przychodzą e-maile, na podstawie domeny, oraz samej treści e-maila.

  • Reputacja IP była pierwszą metryką wprowadzoną przez providerów pocztowych.
    Jest podstawą do określenia reputacji poczty elektronicznej nadawcy.
    Pomaga ona wykrywać podejrzane zachowania poprzez monitorowanie spamu i wirusów.

    Główny problem związany z reputacją IP polega na tym, że większość przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą, najczęściej korzysta ze współdzielonych IP.
    Choć jest to doskonała okazja dla początkujących, może stać się prawdziwą katastrofą dla całej kampanii marketingowej.

    Chodzi o to, że w przypadku wspólnego IP, Twoja reputacja IP zależy od ludzi, którzy korzystają z tego samego IP.
    Jeśli ktoś nie przestrzega zasad, będzie to miało również wpływ na Ciebie.
    Jeżeli nie masz  dedykowanego IP, zalecam ścisłe monitorowanie swojej reputacji IP (serwery odbiorcze) i korzystanie tylko z uznanych dostawców usług internetowych.

  • Reputacja domeny

    Sama reputacja IP nie wystarczy, aby określić jakość nadawcy.
    Z reguły ocena reputacji poczty elektronicznej jest uzyskiwana na podstawie dogłębnej, systematycznej analizy reputacji domeny, która pozwala na podjęcie dokładniejszej decyzji.

    Dostawca usług pocztowych śledzi sposób wykorzystania domeny i decyduje, czy jest ona godna zaufania.
    Jest to również skomplikowany proces.
    W rzeczywistości składa się na z wielu punktów reputacji wewnątrz, a tylko dostawca usług pocztowych decyduje o tym, co należy rozważyć i jak waha się reputacja twojej domeny.

    Dobrą rzeczą w reputacji domeny jest to, że pozwala ona na zmianę IP aby móc poprawić wynik. 

  • Reputacja treśći bada e-mail i określa, czy informacje wysyłane do subskrybentów są wartościowe, niespamowe i nieobraźliwe.
    Stosując zestaw kryteriów, określa jakość treści.

    Na przykład, jeśli e-mail zawiera wirusa lub nadawca pyta o dane konta, dostawca usług internetowych bez zadawania pytań zaznacza je jako spam.
    Co więcej, jeśli wskaźniki otwartości i klikalności są coraz niższe, następuje również spadek reputacji treści!
    Reputacja treści to kolejna wartość, której wynik jest uzyskiwany w różnych aspektach.

    Zwróć uwagę, że Twój e-mail powinien być idealnie zaprojektowany, aby zapewnić najlepsze wrażenia odbiorcom, niezależnie od tego, jakie urządzenie czy czytnik poczty elektronicznej jest używane. 

Co może zniszczyć zła reputacja twojego e-maila do wysyłek?

Zdobycie dobrej reputacji e-maila może być trudne, a zrujnowanie go może być łatwe. 

Co gorsza, jeśli nie będziesz monitorować sytuacji, możesz nawet nie wiedzieć, że coś jest nie tak, dopóki nie spadną współczynniki CTR i ROI.

Główną miarą, na którą należy zwrócić uwagę, aby wcześniej zapobiec drastycznym wynikom, jest wskaźnik dostarczalności e-maili.
Pierwsze oznaki, że coś jest nie tak z Twoją reputacją e-maila to:

  • Wysoki współczynnik miękkiego odbicia (soft bounce rate)
  • Wysoki odsetek reklamacji SPAM
  • Niski wskaźnik dostarczalności
  • Ponadto, jeśli Twój e-mail jest często blokowany, oznaczany i odrzucany, oznacza to również złą reputację e-maila.

Więc co dokładnie może zrujnować twoją reputację? Głównymi powodami są:

  • Użycie niesprawdzonego providera pocztowego
  • Korzystanie z niesprawdzonego, współdzielonego IP
  • Korzystanie z bezpłatnych adresów
  • Duża liczba trafień w pułapki antyspamowe
  • Wysyłanie newslettera na nieznane adresy e-mail
  • Trafienie w pułapkę spamową
  • Trafienie na black listę
  • Korzystanie ze słów typowo spamowych
  • Wykorzystanie wprowadzających w błąd tematów
  • Korzystanie z treści o charakterze nadużyć
  • Użycie w treści słów wyzwalających spam
  • Wykorzystywać treści, które zawierają dane osobowe dotyczące wyłudzeń, dane konta bankowego i inne rzeczy, które są sprzeczne z polityką prywatności
  • Zbyt częste wysyłanie e-maili
  • Szybko rosnąca lista subskrypcji
  • Zakupy adresów e-mail
  • Niskie zaangażowanie
  • Niski Open Rate (OR)
  • Niski CTR

Jak naprawić złą reputację e-mailową?

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, gdy coś naprawiasz, jest ustalenie przyczyny, z powodu której to się stało.
Dlatego należy zacząć od analizy wszystkich wskaźników i raportów (np. DMARC) z kampanii, aby określić możliwe problemy.

Kolejna rzecz to przeanalizuj zgłoszenia spam. 

Oczyść swoją listę subskrypcyjną, ponieważ wysyłanie e-maili do niezaangażowanych osób jeszcze bardziej psuje Twoją reputację!

Usuń wszystkie nieaktywne i nieprawidłowe adresy, jak również tych, którzy skarżą się, że Twoje newslettery są spamem (taki subskrybent na pewno nic od ciebie nie kupi)

Po czwarte, regularnie sprawdzaj swoje IP poprzez wyszukiwarkę na czarnych listach. Pomoże to zidentyfikować, czy jesteś na czarnej liście, czy nie.

Wreszcie, jeśli używasz współdzielonego adresu IP, jest szansa, że masz “złych sąsiadów”. Przenieś swojego dostawcę na zaufaną platformę e-mail marketingu, taką jak AR.QCV.pl 
Może ona zagwarantować wysokiej jakości IP.

Twoje e-maile z systemu do e-mail marketingu trafiają do spamu?

Poznaj 8 kroków, żeby ten problem rozwiązać.

Podstawą jest zapewnienie od strony technicznej poprawności konfiguracji twojego systemu do wysyłki e-mailingu.

Skrzynki odbiorcze twoich subskrybentów mają wbudowane różnego rodzaju zabezpieczenia.

Dopiero kiedy system tych zabezpieczeń przepuści wiadomość, w następnej kolejności jest sprawdzana treść samego e-maila.

Logiczne jest że jeżeli ta część techniczna, będzie źle skonfigurowana, to system odbiorczy nie zapozna się z twoim e-mailem pod kątem samej treść, a jednocześnie subskrybent również jej już nie otrzyma.

Wysyłając e-maile do swoich subskrybentów nie dość, że do nich nie docierasz, to w dodatku spada reputacja twojego IP oraz domeny, z której wysyłasz e-mailing i z biegiem czasu trafiasz na listy spamowe RBL, a tego raczej nie chcemy, możesz wykonać 8 kroków, żeby temu zapobiec!

Sprawdź, czy twoja domena jest na liście spamerów RBL — sprawdzić to możesz TU.

Jeżeli twoja domena jest na jednej z list RBL — powinieneś na tych listach sprawdzić, z jakiego powodu i spróbować go wyeliminować.

Sprawdź, czy masz poprawnie ustawiony rekord SPF w DNS twojej domeny.

Jest to rekord DNS twojej domeny w formie TXT, który wskazuje, z jakich IP serwerów SMTP są wysyłane e-maile.

We wpisie DNS twojej domeny możesz mieć tylko jeden taki rekord SPF, więc jeżeli już istnieje, a dodajesz np. kolejny serwer SMTP, to trzeba zmodyfikować ten rekord.

Możesz sprawdzić aktualny rekord, a potem wygenerować nowy za pomocą TEGO narzędzia.

Jeżeli masz konto w naszym systemie do e-mail marketingu AR.QCV.pl to w momencie, kiedy będziesz w nim tworzył domenę, wysyłającą.
AR.QCV.pl sam wygeneruje gotowy rekord SPF, który trzeba wprowadzić do twoich DNS domeny.

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Wpis DKIM to kolejny bardzo ważny element, który uwierzytelnia wysyłany e-mail.

Rekord DKIM jest złożony z klucza prywatnego oraz publicznego. Taki klucz publiczny jest umieszczany w DNS twojej domeny, a klucz prywatny jest wysyłany wraz z wiadomością.

Dzięki temu skrzynka odbiorcza subskrybenta odbierając wiadomość od Ciebie, która zawiera klucz prywatny, może sprawdzić czy pasuje do klucza publicznego domeny, spod której został wysłany, daje to gwarancję, że e-mail nie jest podrobiony 😉 i na pewno jest od Ciebie. 

Taki klucz możesz wygenerować za pomocą różnych narzędzi.

Zakładając konto w AR.QCV.pl, system wygeneruje gotowy klucz, który trzeba wprowadzić w DNS twojej domeny.
Więc jest to uproszczone do minimum.

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Rekord DMARC to kolejny element we wpisie DNS twojej domeny.

Jest to rekord, zawierający informację, co ma zrobić skrzynka odbiorcza subskrybenta z wiadomością, która nie jest zweryfikowana przez powyższe metody – czyli SPF oraz DKIM.

Dzięki DMARC możesz wychwycić spamerów, którzy próbują podszyć się pod twój e-mail.

Przykład:
Jeżeli ktoś będzie próbował wysyłać e-maile w twoim imieniu, podszywając się pod twój email, ale nie będzie miał poprawnego klucza DKIM w wiadomości lub jego serwer SMTP będzie miał inne IP, niż jest podane w SPF twojej domeny, to skrzynka odbiorcza twojego subskrybenta wykona polecenia DMARC.

W rekordzie DMARC natomiast, możesz podać informację, co ma zrobić skrzynka odbiorcza subskrybenta z taką wiadomością.

Najlepszym rozwiązaniem jest przesłanie takiej wiadomości na specjalnie do tego celu utworzony e-mail. Dzięki czemu będziesz wiedział jakiego typu e-maile i kto wysyła w twoim imieniu do twoich odbiorców, bo one będą odbijane przez ich skrzynki e-mailowe do tej twojej specjalnej skrzynki, którą najczęściej nazywa się:

np.: postmaster@twoja-domena.pl

Przykładowy rekord DMARC:
_DMARC.ar.qcv.pl. IN TXT “v=DMARC1; p=none; rua=postmaster@ar.qcv.pl; ruf=postmaster@ar.qcv.pl”

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Rekord PTR to rekord revDNS, który jest odwróceniem rekordów DNS.

Podstawowym zadaniem DNS jest zastąpienie nazwy domeny numerem IP, tak żeby poruszanie się po internecie było łatwe dla ludzi. 

revDNS ma odwrotne zadanie, czyli z IP generuje nazwę.
I właśnie za pomocą rekordu PTR można stworzyć tę wartość.

Polega to na tym, że IP twojego serwera SMTP może być inne niż IP twojej domeny.
Kiedy twój serwer SMTP wyśle jakiś e-mail z adresu IP o numerze 111.111.111.111 , a twoja domena ma adres 222.222.222.222.

To pod nazwą twojej domeny jest numer IP 222.222.222.222

Skrzynka odbiorcza subskrybenta, może sprawdzić skąd pochodzi ten e-mail sprawdzając rekord PTR.

I w tym rekordzie właśnie powinna znajdować się nazwa twojej domeny, a zazwyczaj jest tam wartość twojego dostawcy serwera.
Niestety tego rekordu przeważnie nie da się konfigurować samodzielnie i trzeba zlecić to dostawcy serwera. 

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Banner SMTP to następny element, dzięki któremu twoja skrzynka nadawcza będzie miała wyższą punktację antyspamową.

Prawie każdy program pocztowy, który zajmuje się wysyłką e-mail za pomocą protokołu SMTP, przy połączeniu generuje tzw. Banner SMTP.

Pierwsze programy pocztowe (lata 1970) w tym bannerze umieszczały informacje na swój temat, np. swoją nazwę i wersję. Żeby “odbiorca” (skrzynka odbiorcza) wiedział z kim rozmawia.

Teraz ten sam banner wykorzystuje się do przechowywania nazwy domeny, w której imieniu wysyła się e-mail.

Nie jest to bardzo ważny parametr, ale niektóre skrzynki odbiorcze takie jak Gmail odczytują tę wartość.

Dobrze jest wiec wprowadzić w nim nazwę swojej domeny.

Sprawdzić ten banner SMTP możesz TU, jest tam przykład naszej domeny AR.QCV.plkiedy wszystkie pola będą zielone, to znaczy, że masz wszystko OK 😉

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Następny element to skrzynki odbiorcze administratora poczty, czyli [serwery pętli zwrotnej].

Dostawcy skrzynek odbiorczych w różny sposób rozwiązują zgłoszenia spamu od swoich klientów.

Jedni wysyłają takie informacje do Black List RBL, inni sami mają takie listy, a  niektórzy odsyłają je na adres email, którego pierwszy człon ma w nazwie abuse@twoja-domena.pl lub postmaster@twoja-domena.pl lub fbl@twoja-domena.pl

W związku z powyższym dobrze by było, żeby taka skrzynka właśnie istniała i na tę potrzebę najlepiej stworzyć 3 takie skrzynki e-mailowe na odbieranie takich zgłoszeń.

Nasz system AR.QCV.pl, ma możliwość podłączenia takich skrzynek, nazywa się ta opcja [serwery pętli zwrotnej]

Dzięki temu system AR.QCV.pl może poprawnie zareagować na takie zgłoszenie i nie będzie wysyłał do takiego subskrybenta kolejnych e-maili.

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Kolejny element to [Monitory skrzynki odbiorczej] – nie zawsze subskrybent ma ochotę otrzymywać nadal e-maile, a czasami zamiast kliknąć w link od subskrybuj może zdarzyć się że odpisze wiadomość, o treści np. Proszę mnie wypisać z listy e-mail.

Możesz jedną ze swoich skrzynek odbiorczych podpiąć pod [Monitor skrzynki odbiorczej] i ustawić w tym monitorze jakieś słowa, których wykrycie wypisze subskrybenta z listy i w powyższym przypadku może to być słowo wypisać. Mogą też być słowa: wypisz, stop itp. 

Automatyzacja tego procesu przy dużych listach może zaoszczędzić trochę czasu i jest ona również dostępna w AR.QCV.pl

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś w stanie wykonać poprawnie konfiguracji DNS swojej domeny, możemy wykonać ją za Ciebie — możesz zamówić taką usługę TU.

Jak czytać raporty DMARC?

Tworząc powyższe elementy do swojego systemu e-mailowego, staniesz przed potrzebą analizy raportów DMARC przesyłanych przez operatorów skrzynek pocztowych, którzy przystąpili do DMARC, a są wśród nich największe firmy takie jak Google czy Yahoo.

Jeżeli liczba twoich wiadomości jest bardzo duża, dobrze jest korzystać z gotowych narzędzi, które plik raportu wyświetlają w formie przystępnej dla ludzi.

Są gotowe usługi SaaS, które umożliwiają taką integrację np: https://www.uriports.com/pricing który za 1 dolara miesięcznie może obsłużyć do 3 domen lub https://dmarcian.com/pricing/ który do 2 domen jest bezpłatny.

Możesz oczywiście sam przejrzeć taki raport.

Raport ten powstaje wtedy kiedy operator skrzynek e-mailowych otrzymuje od ciebie e-maile, a w rekordzie DNS twojej domeny jest umieszczony rekord DMARC, który informuje o tym, że chcesz takie raporty otrzymywać i na jaki adres mają być wysyłane. (zazwyczaj ja tworze na te potrzeby skrzynkę, której nazwa zaczyna się postmaster@twoja-domena.pl)

Dla przykładu kiedy do skrzynki Gmail dochodzą e-maile.
System Gmaila odsyła na podaną w rekordzie DMARC skrzynkę pocztową (postmaster@twoja-domena.pl) spakowany plik xml.

Który zawiera informacje na temat odebranych wiadomości.

Plik ten wygląda tak jak poniżej, na pomarańczowo opis elementów pliku.

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″ ?> – typ kodowania

<feedback>

   <report_metadata>
      <org_name>google.com</org_name> – nazwa systemu, od którego pochodzi raport
      <email>noreply-dmarc-support@google.com</email> – e-mail systemu, od którego pochodzi raport
      <extra_contact_info>https://support.google.com/a/answer/246336580</extra_contact_info>
      <report_id>169231260326856708805</report_id> – ID raportu

      <date_range>
         <begin>1587686400</begin>
         <end>1587772799</end>
      </date_range> – DATE RANGE – przedział czasowy, który obejmuje raport (podany w sekundach — jest to zapis UNIKSOWY, czyli liczba sekund od 1 stycznia 1970r)

   </report_metadata>

   <policy_published>
      <domain>twoja-domena.com</domain> – twoja domena
      <adkim>r</adkim> – poziom testowania DKIM
      <aspf>r</aspf> – poziom testowania SPF
      <p>none</p> – polityka domeny
      <sp>none</sp> – polityka sub-domeny
      <pct>100</pct> – procent sprawdzanych e-maili
   </policy_published> – powyżej jest polityka DMARC odczytana z rekordu DMARC DNS w twojej domenie

   <record>
   <row>
      <source_ip>11.22.33.44</source_ip> – IP z którego Gmail odebrał pocztę
      <count>23</count> – liczba odebranych emaili
      <policy_evaluated>
      <disposition>none</disposition> – co ma zrobić odbiorca (system) poczty jeżeli nie mają te e-maile poprawnych rekordów SPF oraz DKIM
      <dkim>pass</dkim> – czy ma odbiorca sprawdzać rekord DKIM
      <spf>pass</spf> – czy ma odbiorca sprawdzać rekord SPF
      </policy_evaluated>
   </row>
   <identifiers>
      <header_from>twoja-domena.com</header_from> – adres domeny, od której e-mail został odebrany
   </identifiers>
   <auth_results>
      <dkim>
            <domain>twoja-domena.com</domain> – domena, w której został odczytany DKIM
            <result>pass</result> – poprawniść DKIM (pass – jest OK)
            <selector>mailer</selector> – nagówek DKIM
      </dkim>
      <spf>
         <domain>twoja-domena.com</domain> – domena, w której został odczytany SPF
            <result>pass</result> – poprawniść SPF (pass – jest OK)
         </spf>
      </auth_results>
      </record>

   </feedback>

Twoje e-maile z systemu do e-mail marketingu trafiają do spamu, u odbiorców, których poczta jest utrzymywana na serwerach Windows, (czyli Outlook, MSN, Hotmail, Live),
mimo że twój adres e-mail ani IP nie jest na czarnej liście?

Firma Microsoft we współpracy z Yahoo, stworzyła swój własny program antyspamowy, który składa się z dwóch elemntów SNDS, JMRP:

Outlook.com has created the Smart Network Data Services (SNDS) program.
Outlook.com also has a sender complaint feedback loop program called the Junk Email Reporting Program (JMRP)

Może program ma szczytny cel, bo ja też osobiście (Piotr Sygut) jestem przeciwnikiem spamu, ale uważam, że firma Microsoft trochę zaszalała z restrykcjami a w szczególności z ustawieniami domyślnymi.

Kiedy twój adres internetowy i domena oraz IP jest wolny od jakiegokolwiek wpisu na czarnej liście, a zaczniesz wysyłać e-maile za pomocą systemu do e-mail marketingu, twoje wiadomości z automatu trafiają na black listę o symbolu (S3150) (mimo poprawnych konfiguracji SPF, DKIM oraz rekordu DMARC) Outlooka, czyli wszystkie skrzynki typu Hotmail, Msn, Live, Outlook.

Oczywiście osobiste zgłoszenie tego problemu do supportu Outlooka i autoryzacja własności swojego IP umożliwi odblokowanie twoich wiadomości, bo odpowiedzi są zazwyczaj w ciągu jednego dnia, ale domyślnie świeże IP jest blokowane. 

(Zgłoszenia osobistego do Microsoft możesz dokonać pod TYM linkiem)

Więc jeżeli twoje e-maile zaczną trafiać w tych skrzynkach odbiorczych do spamu, mimo poprawnych ustawień DNS, powinieneś dołączyć do ich programu antyspamowego, a zrobić to możesz TU – SNDS  i TU – JMRP

Pomijam komentarz celowości tego, ale kto wielkiemu zabroni 😉 zatrzymywać twoją pocztę…

Oczywiście można też, jak by to nie pomogło, dołączyć do klubu certyfikowanych nadawców pocztowych, a zrobić to można tutaj.